7 Tips Para sa Matagumpay na mga Online Meetings | ni Homer Nievera, CDE, CVM, CCM | Kumusta ka na ka-negosyo? Sa panahon ng pandemya, dahil na din sa mga lockdown, Nawala ang mga face-to-face na mga miting natin sa ating mga tauhan man o sa mga ka-negosyo. Natuto tayong mag miting online gamit ang iba’t ibang plataporma gaya ng Zoom, Facebook Messenger, Viber, WhatsApp, Google Meet at iba pa.

Sa isang iglap, nabago bigla ang paraan ng ating pakikipag-uganayn sa maraming tao sa araw-araw. Kahit nga ang pagbebenta na dati ay sa kalye ginagawa, ay napunta na na din sa mga Facebook Live na makikitang madalas sa mga Facebook Groups. Dito nauso yung salitang “pa-mine.”

Dahil na nga nag-iba na ang paraan ng ating pakikipag-miting, naisipan kong ibahagi ang ilang paraan upang maging matagumpay at maayos ang mga online miting mo.

Tara na at matuto!

#1 Magkaroon ng maayos at pinag-isipang agenda

May mga online miting ka bang nasalihan na tila nauwi sa kuwentuhan na lang at Sali-saliwa ang mga pinag-uusapan? Madalas kasi, di nila agada lam ang mga dapat pag-usapan. Wala kasing agenda na naibigay bago pa man magkaroon ng online miting.

Ang isang agenda ay dapat ibinabahagi o ipinapadala ng di bababa sa 24 oras bago ang naturang miting. Mas mainam kung ito’y maipapadala isang linggo bago ang iskeydyul.

Una, kailangang napag-planuhan na ito nang naayon sa nakaraang miting. Dapat, yung resulta ng naunang pagtitipon ay nai-report na sa ‘yo (o sa boss mo) para maipon at mailagay sa susunod na agenda. Maaari ding nakausap mo na ang ibang mga taong kasama sa darating na miting upang makuha ang iba’t-ibang input nila.

Ikalawa, gumawa ka ng isang dokumento na pagbabalangkas o outline ng pag-uusapan. Di naman kailangang mala-nobela o parang report ang pormat. Kahit na bullet points lang upang maging gabay sa pagbalangkas ng agenda.

Ikatlo, gumamit ka ng scheduler na siyang gagamitin upang maibahagi ang agenda na ito kasama sap ag-skeydyul ng miting.

Isang halimbawa ay ang paggamit ng Zoom sap ag-skeydyul ng susunod na oras at araw ng miting. Naikakabit kasi ito sa Google Calendar kung saan mapapadala mo din ang skeydyul ng naturang darating na miting. Dito, puwede mon ang i-attach ang agenda ng miting.

Ganun lang sana ito kadali ngunit siyempre, pinag-iisipan at pinag-uusapan ang magiging agenda ng miting.

Tandaan mo na ang agenda ang pinaka giya niyo sa miting upang mabilis itong maisaga at maayos ang pag-uusapan. Kung walang agenda, di magtatagumpay ang miting, at saying ang oras niyo n asana sa mga mas produktibong bagay naibahagi.

#2 Mag-appoint ng meeting moderator

Kaqpag nasa miting na kayo, di naman lagi ang boss mismo ang nagiging moderator ng online miting. Madalas, ito ay kapwa manager o executive assistant ng boss. Ang trabaho ng moderator ay ang pagsasaayos ng mga pinag-uusapan na dapat, ay ayon sa agenda ng miting.

Lalu na sa mga online miting kung saan di naman lahat ng koneksyon ng wifi ay maayos. Ang moderator ang siyang nagsisigurong lahat ng dapat magmungkahi ng kanilang pananaw ay maisakatuparan nang swabe at di magkaroon ng di pagkakaintindihan.

At dahil di lahat ng ka-miting ay kayang koneksyon ang may video, ang moderator na din ang nag-set ng mga parameter ng miting. Siya din ang nag-mute ng mga taong di naman dapat nagsasalita sa panahong iyon. Minsan kasi, naiiwang nakabukas ang mic ng ibang tao at natatabunan sa mga kahol ng aso, usapan ng ibang tao at iba pang ingay na di nanggagaling sa nagsasalita.

Di madali ang trabaho ng moderator ha? Dapat may teknikal siyang kaalaman sa pagsasagawa ng online miting, bukod sa ma-diplomasyang pakikitungo sa lahat.

#3 Ayusin ang sistemang gagamitin bago ang miting

Gaya na din ng nabanggit ko na kaalamang teknikal na kinakalinagan ng isang moderator, ang sinumang coordinator na na-assign sa pag-set-up ng online miting ay mahalaga. Ang taong ito kasi ang nagsisigurong lahat ng kasama sa miting ay alam gamitin ang anumang platapormang napag-usapang gagamitin.

Halimbawa, may mga bansang sanay sa Google Meet o Microsoft Teams kesa Zoom. Ako mismo, depende sa kausap na kumpanya, yang tatlong plataporma na nabanggit ay may kaalaman ako, kahit paano.

Bakit mahalaga ang kaalaman dito? Sa simpleng pag-share ng slides mula sa Powerpoint, o pag-share ng video ay iba-iba ang settings. Pati ang bandwidth na kakailanganin ay iba. Yung iba kasi, may mga app na kailangang ma-download muna bago gamitin, at yung iba, web-based o browser-based na (wala nang i-da-download na app).

Siyempre, kailangang maibahagi sa lahat ng kasama sa miting ang gagamiting plataporma at mas mainam na magpadala ng kopya ng link upang alam na agad kung ano ang gagamitin. Lalu na ahil ang ibang ka-miting mo ay mobile sa oras ng miting na iyon, kaya dapat mauna nang maibahagi ang gagamiting plataporma.

#4 I-set na ang time limit

Sa umpisa pa lang ng miting, (o kahit dun pa lang sa agenda), ay naibabahagi na ang time limit ng bawat magsasalita o magpe-present.

Simpleng paala lang ito ngunit napakahalaga ng bagay na ito.

Tandaan mo na bukod sa mahalaga ang oras ng bawat isa, ang mga limitasyong teknikal ng iba ay dapat mong ikunsidera. Gaya ng paggamit ng data bersus ang wifi. Kung naka-data lang ang ilang kamasa sa miting, di nila kaya ng mahabaang online miting. O kaya naman ay dahil mobile ang gamit, di naman unli ang charge ng phone nila.

Higit sa lahat, ang pagkakaroon ng time limit sa online miting ay isang disiplinang dapat matutunan ng bawat isa. Mahalaga ang bawat minute ng bawat tao. Yan ay dapat magamit sa mas mahahalagang bagay kesa sa hindi.

#5 Limitahan ang mga nakaka-abala sa miting

Kung nasa mismong online miting na kayo, kahit pa may moderator, mahalang ikaw mismo ay may displina sa sarili upang mabawasan o tuluyang mawala ang mga makakaabala sa online miting.

Nabanggit ko ang mga nasa likod o background na ingay. Kasama na din dito ay ang puwesto ng bawat isa sa miting at pati na din ang kanilang kasuotan at background – virtual man o natural.

Tandaan na di lahat ng tao ay may pare-parehong disiplina at konsepto ng propesyunalismo at kaayusan.

Bawal na bawal ang nakahiga at naka-sando tuwing nag-mimiting. Dapat, maayos pa din ang kauotan, di ba? Nakapag-suklay man lang sana at ano pa mang pag-aayos ng mukha at pananamit.

Sa background naman, kung may video, dapat di magulo ang nasa likuran nito, bukod sa tahimik. Dapat, di siya naglalakad na animo’y vlogger sa Youtube. Kung naka virtual background ito, dapat, yung di natatabunan ng background (minsan dahil sa kulay ng damit) na animo’y multo na siya.

Kung di lang din maayos ang background ng isang tao, i-off na lang ang video nito. Kung maingay ang background, i-mute na lamang ito, at sabihang lumipat sa tahimik na lugar.

#6 Magkaroon ng maayos na konklusyon

Nakasali ka na ba sa miting na tila walang solidong usapang nabuo? Yan ay dahil hinayaang mangyari ito ng moderator o pinaka-boss sa isang online miting.

Tandaan na meron kayong agenda. Dapat, sa dulo ng miting, naisaayos ang buod at konklusyon nito.

Madalas din, isinasangguni ang nais na kaonklusyon ng isang miting sa mga tao, bago ang miting. At pinag-uusapan na lamang ang mga detalye sa loob mismo ng online miting upang di na din ito masyadong magtagal.

Siyempre, may mga diskusyong mangyayari at kailangang sa ibang araw mapag-usapan. Natural lang naman iyon. Ito ang konklusyon na narating, na sa susunod na uling miting pag-uusapan.

#7 Mag-set ng mga aaksyunang hakbang (actionable steps)

Ang tawag ko sa aaksyunang hakbang ay “next action steps.” Simple lang naman ang ibig sabihin nito: na dapat mailahad ang mga dapat na gagawin matapos ang miting.

Ito ang pinakamahalang bahagi kasi ng isang online miiting. Mahaba o maiksi man ito, ang mahalaga ay malaman niyo ang mga hakbang na agad aaksyunan.

Maraming mga hakbang ang maari niyong gawin matapos ang miting gaya ng pagbigay ng proposal, pagsangguni sa ibang tao na wala sa miting, o kahit na ang pag-set ng suusnod na miting. Ang mahala, ay alam niyo ang mga susunod na hakbang at yun mismo ang ikatatagumpay ng miting na iyon.

Konklusyon

Maging online man o hindi ang isang miting, ang mga puntos na aking naibahagi ay makakatulong sa pag-set-up niyo ng maayos na miting.

Tandaan na ang isang pagtitipon ay nagsisumula sa isang agenda, at nagtatapos sa mga susunod na hakbang. Kung di mo maisasakatuparan ang dalawang ito, walang patutunguhan ang miting niyo.

Sa lahat ng bagay, magpasalamat sa Diyos at magsipag, magtiyaga at maging positibo sa buhay at negosyo.

God bless po!

—
Si Homer ay isnag serial techpreneur at makokontak sa chief@negosentro.com na email.

(Visited 4,519 times, 1 visits today)